PMO og porteføljestyring

Hvad kendetegner en god PMO funktion?

PMO rollen er svær fordi den ofte skal balancere mellem at være rådgiver og kontrollant. Min erfaring er, at det kræver 3 ting.​

​Stærke personlige og faglige kompetencer hos PMO medarbejderne. De skal både have en dyb forståelse for projektledelse, og en god forståelse for feedback. Det er aldrig sjovt at blive kikket over skulderen, men det hjælper gevaldigt, når kritik er velbegrundet og vel fremført.​

​Præcise krav til ansvar og formalia, og ikke mindst sammenhæng imellem dem. Det er helt centralt med præcise krav til rapportering og dokumentation, og et vigtigt princip, at den der har det ultimative ansvar, også har det sidste ord. Så afhængig af om det er PMO, projektleder eller styregruppeformand, der står til ansvar for rapporteringen, så er det også den, der har det sidste ord i rapportering og dokumentation. Det lyder simpelt og naturligt, man bliver alt for ofte mudret og kompliceret i praksis. ​

​God værktøjsunderstøttelse. Der findes mange gode værktøjer, som kan indsamle og præsentere data til projekt- og porteføljestyring, og de er helt essentielle til store porteføljer. Har man bare en god håndfuld projekter, kan man komme langt med at blive enige om en standard i PowerPoint, som gør indsamling og præsentation af data overskuelig og ensartet, og dermed sammenlignelig på tværs af projekter og perioder.​

Samarbejde mellem PMO funktion og program/projektledere

Jeg har erfaring med både porteføljestyring og projektledelse og kender derfor processerne fra begge sider, og de udfordringer der kan være i samarbejdet. Ofte forklares konflikter mellem PMO medarbejdere og øvrige interessenter med forskellige interesser, men eftersom begge parter er sat i verden for at skabe resultater i programmer og projekter, er det muligt at finde fælles mål og effektivt samarbejde.

En væsentlig forudsætning for effektivt samarbejde er en entydig datamodel, klare processer og klar ansvarsfordeling.

Det gode porteføljeoverblik

Der er 3 ting, der karakteriserer det gode porteføljeoverblik

  • Det bygger på en fælles velkonsolideret datamodel, så man kan diskutere handlinger på data, i stedet for at spilde tiden på at drøfte, hvad data egentlig viser.
  • Datamodellen afspejler virksomhedens strategi. Det betyder ikke, at den skal fuldstændigt ændres hver gang strategien justeres lidt, men det er spild af tid og ikke mindst fokus, at indsamle og rapporterer projket KPIér, som ikke længere er relevante for strategieksekveringen.
  • Det har en visning, der gør det nemt at filtrerer og klikke rundt mellem forskellige perspektiver og detaljeringsniveauer. Så man hele tiden sammenligner med det, der er relevant i den givne kontekst, i stedet for at drukne i data fra alle mulige perspektiver.
Kontakt os i dag

Vil du vide mere?

Finder du ikke nok informationer om din ønskede opgave her på vores hjemmeside, er du altid meget velkommen til at kontakte os til en uforpligtende snak og eventuelt et tilbud på opgaven.

Ring til os på telefon +45 61 65 68 02 eller send en mail til majken@elbrandt.com. Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt.